Materiały edukacyjne ilustrujące proces obsługi zamówienia w systemie ERP

O systemie

System IMPULS 5 firmy BPSC S.A. z Chorzowa jest jednym z polskich systemów klasy ERP. Charakteryzuje się on przede wszystkim dostosowaniem do klienta i jego branży. Podczas analizy przedwdrożeniowej systemu tej klasy niezbędne jest odwzorowanie rzeczywistych procesów biznesowych w systemie. Dzięki temu system spełni oczekiwania klienta i stanie się narzędziem, które pozwoli firmie lepiej obsługiwać klientów, gospodarować efektywniej zasobami, osiągać lepsze wyniki. System taki będzie zatem źródłem przewagi konkurencyjnej. IMPULS jest systemem wielomodułowym przez co każdy z zachodzących w przedsiębiorstwie procesów biznesowych obsługiwany jest z należytą dokładnością. Takie podejście ma ogromny wpływ na wzrost wydajności przedsiębiorstwa poprzez dostarczanie na bieżąco aktualnych informacji o wszystkich zachodzących krokach procesów biznesowych. Poniżej przedstawione zostały najważniejsze moduły systemu:
• Administrator systemu – moduł ten służy do administrowania systemem. Umożliwia on między innymi: definiowanie użytkowników i grup użytkowników, przydział praw i zarządzanie nimi w ramach dostępu do funkcji systemu, ograniczanie dostępu użytkowników do danych, zarządzanie parametrami systemu oraz podgląd logów i sesji użytkowników,
• Budżetowanie – można w nim tworzyć i analizować wiele wersji planu operacyjnego. Plany te mogą być złożone z planów cząstkowych np. planu sprzedaży, kosztów, amortyzacji itp. Budżet ogólny jest oparty o plany cząstkowe co daje możliwość wybrania najbardziej optymalnego planu dla przedsiębiorstwa. Pozwala również na tworzenie planów na podstawie danych historycznych poprzez wykorzystanie wskaźników korekty planu. Jest to model w którym umożliwiono porównanie planowanych danych jak i tych już zrealizowanych,
• CRM – Zarządzanie kontaktami z klientem – dzięki tej funkcjonalności system potrafi zidentyfikować potencjalnego klienta, pozyskać go, obsłużyć oraz utrzymać tych klientów którzy przynoszą zyski,
• Dystrybucja – moduł ten pomaga w realizowaniu polityki zakupowej oraz handlowej przedsiębiorstwa. Potrafi obsłużyć cały proces sprzedaży od ofertowania przez przyjecie zamówienia, wystawienie WZ po wycenę i wystawienie faktury. Dzięki niemu możliwe jest wybranie najkorzystniejszej oferty od dostawców. Posiada również możliwość generowania zamówień zakupu w oparciu o zdefiniowane kryterium,
• Elektroniczna wymiana danych – Impuls umożliwia wymianę danych z innymi aplikacjami opartymi przy wymianie informacji o standard komunikatów EDIFACT. Dzięki temu system pozwala na integrację z innymi firmami bez względu na różnice techniczne używanego oprogramowania,
• Finanse-Księgowość-Koszty – system obsługuje księgowość finansową w pełnym zakresie zgodnie z zasadami o rachunkowości i polskimi przepisami. Dzięki niemu możemy uzyskać informacje o kondycji firmy. Jedną z zalet tego systemu jest możliwość rejestrowanie obrotów w dowolnych walutach. Moduł ten współpracuje z systemami Home Banking. Jest oparty o zarejestrowane dowody księgowe, które tworzą księgi rachunkowe,
• Gospodarka magazynowa – moduł rejestruje zdarzenia na magazynie. Można się z niego dowiedzieć o stanach magazynowych, ich ilości, wartości oraz miejsca składowania. Można stworzyć dowolną liczbę magazynów w tym także wirtualnych i prowadzi wyceny towarów, wyrobów czy materiałów. Prowadzi także szczegółową ewidencję osób wystawiających dokumenty,
• Gospodarka transportowa – jest to moduł rozszerzający moduł GM. Dzięki niemu możemy prowadzić ewidencję wszystkich informacji związanych z transportem w firmie. Można w nim tworzyć trasy i precyzyjnie rozliczać koszty transportu. Trasy mogą być tworzone automatycznie dla potwierdzonego zamówienia klienta na podstawie danych o dostępnych środkach transportu oraz rodzajów tras,
• Kadry/Płace – moduł umożliwia całkowitą obsługę zagadnień rejestracji danych osobowych i zatrudnienia, rozliczenia czasu pracy, ewidencji kwalifikacji, oraz generowania danych dla ZUS u GUS. Dzięki niemu można sprawnie rozliczyć wynagrodzenia i koszty osobowe,
• Laboratorium – funkcje tego modułu skupiają się w obrębie działu kontroli jakości. Dzięki niemu można definiować technologię badań laboratoryjnych, sygnalizować potrzebę wykonania określonych badan dla materiałów czy surowców, kontrolować terminy ważności oraz rejestrować historię badań wyprodukowanych serii wyrobu.
• Magazyn wysokiego składowania – wspomaga gospodarkę magazynową dzięki możliwości odzwierciedlenia hierarchicznej struktury magazynu. Można definiować rożnego rodzaju ograniczenia dla miejsc składowania. W celu całkowitej automatyzacji system wyposażono w obsługę najpopularniejszych typów drukarek kodów kreskowych. Istnieje również możliwość wykonywania operacji magazynowych za pośrednictwem przenośnych terminali ze skanerami kodów,
• Raportowanie – celem stworzenia tego modułu było umożliwienie użytkownikowi budowanie własnych raportów tworzonych od podstaw jak i tych opartych o motor Crystal Reports. Istnieje kreator standardowy, dzięki któremu użytkownik może korzystać ze zdefiniowanych widoków w systemie oraz zaawansowany poprzez który można stworzyć praktycznie każdy raport,
• System zarządzania produkcją – Impuls dzięki temu modułowi umożliwia śledzenie przepływu surowców. Użytkownik definiuje w nim technologie, na podstawie których możliwe jest wyprodukowanie najefektywniej wyrobu gotowego. Przeprowadza on proces obsługi zamówienia od zaplanowania produkcji po zdanie gotowego wyrobu na magazyn. Dzięki niemu możemy również przeprowadzić kalkulacje cen wyrobów gotowych,
• Zarządzanie obiegiem dokumentów – służy do wymiany informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, działami, poszczególnymi pracownikami oraz między firmami zewnętrznymi. Wprowadza on ograniczenie ilości dokumentów w postaci papierowej, pomaga odwzorować procedury systemu kontroli jakości ISO, jest bazą adresów i kontaktów,
• Środki trwałe – moduł umożliwiający ewidencję elementów majątku trwałego. Umożliwia ewidencję obrotów majątkiem, przeprowadzenie amortyzacji i umorzenia, tworzenia planu amortyzacji, naliczanie podatku od nieruchomości, przeprowadzenie inwentaryzacji ilościowo-wartościowej oraz generowanie na podstawie zawartych informacji dowodów do modułu FK.
Firma BPSC dokonuje wszelkich starań aby system został stworzony na miarę klienta poprzez szczegółową analizę przedwdrożeniową. W dziale tym zostały opisane poszczególne kroki w systemie IMPULS 5, który działa w strategii projektowania na zamówienie (ETO). Poniżej przedstawione zostały poszczególne kroki działania IMPULSA w tej strategii.