---
marp: true
theme: default
paginate: true
size: 16:9
style: |
  section {
    font-size: 24px;
  }
  section h1 {
    color: #1a5276;
  }
  section h2 {
    color: #2980b9;
  }
  section table {
    font-size: 20px;
  }
  section small {
    font-size: 18px;
  }
---
# Wykład 9
## Procesy pracy — pojęcia, koncepcje i zastosowania

**Systemy Zarządzania Treścią**  
Politechnika Poznańska

---

# Część 1
## Definicje i geneza procesów pracy

---

## Co to są "procesy pracy" (PP)?

Nie istnieje definicja, która byłaby satysfakcjonująca dla wszystkich — "procesy pracy" integrują wiele pojęć. Jedna z wielu definicji:

> **Procesy pracy (workflow)** to **komputerowe wspomaganie pracy zespołów ludzkich** poprzez porządkowanie, organizowanie, automatyzowanie, przekazywanie i śledzenie prac wykonywanych przez te zespoły.

### Dlaczego trudno zdefiniować?

- Termin łączy pojęcia **biznesowe** (procesy, role, zadania) z **technicznymi** (narzędzia, języki, interfejsy),
- Granice technologii są **rozmyte** — integruje wiele znanych technologii w różnych proporcjach,
- Nowa jakość polega m.in. na **automatyzacji uciążliwych prac manualnych**.

---

## Definicje procesów pracy — oprogramowanie

Oprogramowanie procesów pracy ma za zadanie **usprawnić procesy biznesu** poprzez automatyzację następujących aspektów:

| Aspekt | Opis |
|---|---|
| **Przekazywanie czynności** | Przekazywanie czynności personelowi zgodnie z określoną sekwencją |
| **Dostęp do danych** | Zapewnienie dostępu do danych i dokumentów wymaganych przez czynności |
| **Śledzenie** | Śledzenie wszystkich aspektów związanych z wykonaniem procesu |

### Główny cel narzędzi workflow

**Wyodrębnienie logiki procesów** wykonywanych w przedsiębiorstwie z wszystkich funkcji realizowanych w ramach aplikacji użytkowych.

> Logika procesu (kto, co, kiedy, w jakiej kolejności) zostaje **oddzielona** od logiki aplikacji — dzięki temu jest łatwiejsza do zmiany i utrzymania.

---

## Geneza tematyki procesów pracy

Tematyka procesów pracy wyrosła z wielu wcześniejszych technologii:

| Źródło | Opis |
|---|---|
| **Wizualizacja dokumentów** | Dokumenty elektroniczne (obrazy) |
| **Automatyzacja biur** | Automatyzacja rutynowych prac biurowych |
| **Obieg dokumentów** | Automatyzacja manualnego obiegu "teczek spraw" z "obiegówką" |
| **Systemy rejestracji** | Rejestracja i przetwarzanie dokumentów |
| **Wzmocniona poczta elektroniczna** | E-mail rozszerzony o reguły przetwarzania |
| **Groupware** | Komputerowe wspomaganie pracy grupowej (CSCW) |
| **Aplikacje klient-serwer** | Rozproszone, wielosystemowe aplikacje |
| **Systemy zarządzania** | Systemy informowania kierownictwa |

---

## Reinżynieria procesów biznesowych (BPR)

Głównym katalizatorem tematyki jest **reinżynieria procesów biznesowych** (BPR — *Business Process Reengineering*).

> **BPR** to **fundamentalne przemyślenie i radykalne przeprojektowanie** procesów biznesowych dla uzyskania istotnego usprawnienia wg krytycznych miar wydajności, takich jak **koszt, jakość i szybkość**.

### Zasada kolejności

Reinżynierię należy wykonać **przed komputeryzacją** przedsiębiorstwa — najpierw przeprojektować proces, potem go zinformatyzować.

> Informatyzacja źle zaprojektowanego procesu **utrwala jego wady** — dlatego najpierw BPR, potem system workflow.

---

## Tematy związane z procesem pracy

Procesy pracy styka się z wieloma dyscyplinami:

```mermaid
mindmap
  root((Procesy pracy))
    Reinżynieria (BPR)
    Modelowanie procesów
    Wizualizacja dokumentów
    Groupware / CSCW
    Interakcja człowiek-komputer (HCI)
    Technologie sieciowe (LAN, Internet)
    Wsparcie logistyczne procesów
    Analiza, symulacja, monitorowanie
    Inteligentni/mobilni agenci
    Teoria zachowań w grupie
    Implikacje finansowe i socjologiczne
```

> Workflow to dziedzina **interdyscyplinarna** — łączy zarządzanie, informatykę, psychologię i socjologię organizacji.

---

# Część 2
## Koncepcje techniczne procesów pracy

---

## Obieg pracy (routing)

**Obieg pracy** to zdefiniowanie z góry kolejności czynności niezbędnych do wykonania danego zadania.

### Cechy

- **Z góry zdefiniowana sekwencja** czynności,
- **Automatyczne przekazywanie** sterowania i dokumentów do następnej czynności po zakończeniu poprzedniej.

```mermaid
flowchart LR
    A["Czynność 1"] --> B["Czynność 2"] --> C["Czynność 3"] --> D["Czynność 4"]
```

> Obieg pracy to najprostszy model workflow — sekwencyjny przepływ zadań od jednego wykonawcy do kolejnego.

---

## Dynamiczny podział pracy

**Dynamiczny podział pracy** polega na przypisaniu prac do wykonania w **elastyczny sposób**.

### Zasady

| Zasada | Opis |
|---|---|
| **Role, nie osoby** | Pracę przypisuje się do ról, a nie do konkretnych osób |
| **Dynamiczna zmiana** | Przypisanie osób do ról może zmieniać się dynamicznie |
| **Elastyczność** | Np. przypisanie w zależności od obciążenia pracowników |

### Przykład

Zamiast przypisać zadanie "Janowi Kowalskiemu", przypisuje się je **roli** "Kierownik działu". Kto aktualnie pełni tę rolę, ten otrzymuje zadanie.

> Role oddzielają **definicję procesu** od **konkretnych osób** — proces jest odporny na zmiany kadrowe.

---

## Priorytety i dynamiczna zmiana procesu

### Ustalanie priorytetów prac

Jeżeli od wykonania konkretnych prac zależy uruchomienie innych prac, dotrzymanie terminu lub ocena — konieczne jest **bieżące nadawanie priorytetów** dla poszczególnych prac.

### Dynamiczna zmiana procesu

Dynamiczna zmiana procesu (procesów) pracy dla uwzględnienia **nieprzewidzianych wcześniej okoliczności** przy ich realizacji.

> Procesy pracy nie są sztywne — muszą reagować na zmieniające się warunki biznesowe.

---

## Śledzenie pracy

**Śledzenie pracy** to sprawne uzyskiwanie informacji o przebiegu i aktualnym stanie wykonania zadania lub zadań.

### Co śledzimy?

| Element | Przykład |
|---|---|
| **Przestoje** | Gdzie proces "stoi" |
| **Opóźnienia** | Które czynności się spóźniają |
| **Brak obciążenia** | Którzy pracownicy nie mają pracy |
| **Zbyt długie kolejki** | Gdzie tworzą się wąskie gardła |

### Cel

Umożliwienie **dynamicznej reakcji** na zakłócenia w przebiegu pracy.

---

## Raporty dla administracji i kierownictwa

Rejestracja zdarzeń następujących w czasie wykonania pracy umożliwia sporządzanie zestawień i analiz:

| Rodzaj analizy | Przykład |
|---|---|
| **Ocena efektywności** | Jak wydajnie działa proces |
| **Rozliczenia pracy** | Kto ile wykonał |
| **Badania statystyczne** | Trendy i prawidłowości |
| **Wąskie gardła** | Gdzie proces się zatrzymuje |

### Monitorowanie zadań

- ustalanie i rozstrzyganie **nieprawidłowości** (np. zakleszczeń),
- stan **zużycia czasu** i innych zasobów,
- stan **obciążeń** infrastruktury biurowej i komputerowej,
- **prognozy** i wspomaganie planowania zasobów.

### Symulacja procesów

Symulacja procesów pracy np. celem **zbadania ich poprawności przed uruchomieniem**.

---

## Aktualne wyzwania systemów PP

Systemy zarządzania procesami pracy borykają się z wieloma wyzwaniami:

| Wyzwanie | Opis |
|---|---|
| **Brak spójnej semantyki** | Definicja procesu — subtelne, ale trudne do zidentyfikowania błędy |
| **Słaba elastyczność** | Sztuczne rozbudowywanie procesów, duży koszt utrzymania |
| **Nieadekwatne modelowanie jakości** | Zbyt "czuły" system powiadomień, chaos informacyjny |
| **Kosztowna integracja** | Złożone API, brak bezpośredniego dostępu do bazy, ograniczone transakcje |

### Kluczowe problemy

- **Jak przekazywać wiedzę o procesach?**
- **Zawiły sposób obsługi sytuacji wyjątkowych.**
- **Ograniczone wsparcie dla transakcji** (transakcje workflow trwają dni, nie sekundy).

---

## Problemy badawczo-rozwojowe (1)

| Problem | Opis |
|---|---|
| **Uniwersalny język** | Opracowanie standardowego języka odwzorowania procesów i zależności |
| **Środki dla użytkowników** | Sprawne definiowanie, modyfikowanie, symulowanie, śledzenie, sterowanie |
| **Współdziałanie** | Dostęp do federacyjnych baz danych, integracja schematów, hurtownie |
| **Dostępność i skalowalność** | Aplikacje dla tysięcy użytkowników rozproszonych geograficznie |
| **Współbieżność** | Transakcje ACID nie wystarczają — workflow trwa dni, obejmuje wiele miejsc |

### Problem transakcji długotrwałych

Tradycyjne pojęcie transakcji (ACID) nie wystarcza, gdyż transakcje w systemach procesów pracy mogą **trwać dni** i obejmować wiele miejsc oddalonych geograficznie. Mogą istnieć transakcje, których **nie da się cofnąć**.

---

## Problemy badawczo-rozwojowe (2)

| Problem | Opis |
|---|---|
| **Obsługa wyjątków** | Przyjąć jako regułę, że proces będzie podlegał zakłóceniom; deklarowanie i obsługa wyjątków |
| **Odporność na błędy** | Przy dużej liczbie komponentów awarie są prawdopodobne — system musi być niewrażliwy |
| **Wydajność** | Sprawne metody optymalizacji wykonania przebiegów PP |
| **Skalowalność** | Niewrażliwość na rozszerzenia bazy, liczby procesów i użytkowników |
| **Metodyki projektowania** | Sprawne metody przejścia od wymagań do analizy, projektu i konstrukcji |

> Kluczowa obserwacja: **wyjątki są regułą** — dobrze zaprojektowany system workflow zakłada, że procesy będą zakłócane.

---

# Część 3
## Zastosowania i modelowanie

---

## Zastosowanie systemów procesów pracy

Systemy workflow obsługują procesy o różnej złożoności:

```mermaid
flowchart LR
    A["Administracyjne PP\n(proste, powtarzalne)"] --> C["Zastosowania"]
    B["PP ad hoc\n(złożone, dynamiczne)"] --> C
```

### Administracyjne procesy pracy (proste)

Obejmują **powtarzalne, przewidywalne** procesy z prostymi regułami koordynacji:
- przesyłanie komunikatów między działami,
- obieg i akceptacja zestawienia wydatków,
- obsługa i akceptacja delegacji służbowych.

### Procesy pracy ad hoc (złożone)

Procesy włączające **elementy bieżącej koordynacji i zarządzania**:
- koordynacja działalności osób,
- wspólne podejmowanie decyzji,
- wytwarzanie treści dla systemu CMS,
- dokumentowanie produktu,
- przetwarzanie ofert sprzedaży.

---

## Przykłady wymagających procesów pracy

### Analiza i akceptacja wniosku kredytowego w banku

Wymaga skoordynowania zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników banku:
- przyjęcie wniosku,
- analiza ryzyka,
- kontrola zabezpieczeń,
- planowanie,
- sporządzanie i analiza zestawień, raportów, bilansów, statystyk, tendencji.

### Wspomaganie obsługi pacjenta w ośrodku zdrowotnym

Wymaga koordynacji zadań:
- rejestracja pacjenta,
- ustalenie wizyt u lekarzy,
- rejestracja wyników badań,
- planowanie zabiegów i badań laboratoryjnych,
- rozliczenia finansowe,
- sporządzanie i analiza zestawień, statystyk.

---

## Przykład: model dynamiczny (UML)

Proces "Wniosek o zakup" zamodelowany jako **diagram aktywności UML**:

```mermaid
flowchart TD
    Start([Start]) --> A["Wypełnienie wniosku o zakup"]
    A --> B["Akceptacja kierownika"]
    B --> C{"Decyzja?"}
    C -->|"zaakceptowany"| D{"koszt >= 1000?"}
    C -->|"odrzucony"| E["Info o odrzuceniu"]
    C -->|"wątpliwości"| F["Akceptacja prezesa"]
    D -->|"tak"| F
    D -->|"nie"| G["Akceptacja działu finansów"]
    F --> G
    G --> H{"Decyzja?"}
    H -->|"zaakceptowany"| I["Zakup"]
    H -->|"odrzucony"| E
    E --> End([Koniec])
    I --> End
```

### Role i decyzje

| Rola | Czynność |
|---|---|
| Pracownik | Wypełnienie wniosku |
| Kierownik | Akceptacja wstępna |
| Prezes | Akceptacja (dla koszt ≥ 1000) |
| Dział finansowy | Akceptacja ostateczna |

---

## Przykład: graf procesu (FlowMark, IBM)

Ten sam proces przedstawiony jako **graf procesu** w notacji FlowMark:

```mermaid
flowchart TD
    W["Wniosek o zakup"] --> Wp["Wypełnienie wniosku"]
    Wp --> Ak["Akcept kierownika"]
    Ak --> D{"Decyzja"}
    D -->|"zaakcept, koszt < 1000"| AF["Akcept Działu Finans"]
    D -->|"zaakcept, koszt >= 1000"| AP["Akcept Prezesa"]
    D -->|"wątpliwości"| AP
    D -->|"odrzucony"| Od["Info o odrzuceniu"]
    AP --> AF
    AF --> D2{"Decyzja"}
    D2 -->|"zaakcept"| Z["Zakup"]
    D2 -->|"odrzucony"| Od
```

> Różne notacje (UML, FlowMark, BPMN) modelują ten sam proces — wybór zależy od narzędzia i standardu.

---

## Charakterystyka obecnych systemów PP

Współczesne systemy workflow charakteryzują się kilkoma cechami:

| Cecha | Opis |
|---|---|
| **Nacisk na procesy biurowe** | Wizualizacja dokumentów, obieg dokumentów, wzmocniona poczta |
| **Graficzne kodowanie** | Wiele produktów oferuje "przyjemne graficzne środki kodowania procesów" |
| **Wspomaganie rysowania** | Diagramy, dostęp do bazy, arkusze, symulacja |
| **Systemy zarządzania danymi** | Poczta, wizualizacja, bazy, formularze, teksty, kreślenie |

### Powszechne powiązanie w jeden system

- zarządzanie dokumentami i ich obrazami,
- środki budowy interfejsów graficznych,
- wyspecjalizowane narzędzia (np. symulacji).

---

# Część 4
## Architektura i narzędzia systemów PP

---

## Koncepcyjna architektura SPP

System procesów pracy składa się z trzech warstw narzędzi:

```mermaid
flowchart LR
    A["📐 Narzędzia do modelowania\nprocesów biznesowych"] --> D["⚙️ System i narzędzia\nrealizacji procesów pracy"]
    B["🛠️ Narzędzia do rozwoju\naplikacji PP"] --> D
    C["📊 Narzędzia monitorowania"] --> D
```

### Warstwy narzędzi

| Warstwa | Zawartość |
|---|---|
| **Modelowanie procesów** | Perspektywa procesów, organizacji, danych; re-inżynieria |
| **Rozwój aplikacji PP** | Projektowanie grafiki, warsztat projektanta (testowanie, symulacja) |
| **Realizacja procesów** | Planowanie, zarządca zadań, monitorowanie, śledzenie, raportowanie |

---

## Narzędzia dla użytkownika końcowego

Użytkownik końcowy (nietechniczny) otrzymuje narzędzia umożliwiające:

| Funkcja | Opis |
|---|---|
| **Graficzna reprezentacja** | Ikony czynności powiązane w sieć odwzorowującą sterowanie i przepływ dokumentów |
| **Dynamiczna zmiana grafu** | Możliwość zmiany grafu procesu |
| **Definiowanie tabelaryczne** | Logika procesu, priorytety, reguły poprawności — przez nie-programistów |
| **Odczyt stanu** | Czytelna tabelaryczna/graficzna forma danych o stanie procesu |
| **Symulacja** | Zasymulowanie procesu dla wykrycia wąskich gardeł i błędów |
| **Dostęp do aplikacji** | Zintegrowany dostęp do edytorów, arkuszy, baz danych, serwisów Internetu |

> Symulacja pozwala **szybko sprawdzić i zmodyfikować** alokację zadań i logikę procesu przed wdrożeniem.

---

## Narzędzia dla programisty

Programista otrzymuje narzędzia umożliwiające zaawansowaną implementację:

| Funkcja | Opis |
|---|---|
| **Skryptowy język programowania** | Zapis złożonej logiki z funkcjami dla PP; izolacja od manipulacji grafiką |
| **Definicje** | Kolejki, bazy danych, dokumenty, zdarzenia |
| **Wyjście do Java/C#/C++** | Wyjście z języka skryptów do kodu (z przekazaniem danych) |
| **Powiązania** | Zakodowanie typowych zadań |
| **API zewnętrzne** | Dostęp do baz danych, serwisów Internetu, GUI, systemów rozproszonych |
| **Debugowanie** | Kontrola składni, śledzenie, wykonanie krok-po-kroku, punkty kontrolne |

> Skryptowy język **izoluje programistę** od złożoności manipulowania grafiką i formularzami — upraszcza tworzenie procesów.

---

## Moduły systemu zarządzania procesami pracy (ZPP)

```mermaid
flowchart TD
    A["📋 Moduł definiowania i\ndynamicznych zmian PP"] --> G["🗄️ Repozytorium\ndokumentów i PP"]
    B["⚙️ Moduł wykonawczy PP"] --> G
    C["👥 Moduł zarządzania\nzadaniami i wykonawcami"] --> G
    D["🔍 Moduł śledzenia i\nmonitorowania populacji"] --> G
    E["🧪 Moduł symulacji i\npredykcji zachowania"] --> G
    F["🛠️ Moduł administrowania PP"] --> G
```

### Sześć modułów

| Moduł | Rola |
|---|---|
| **Definiowanie i zmiany** | Tworzenie i modyfikacja definicji procesów |
| **Wykonawczy** | Realizacja procesów |
| **Zarządzanie zadaniami** | Przypisywanie zadań i wykonawców |
| **Śledzenie i monitorowanie** | Nadzór nad populacją procesów |
| **Symulacja i predykcja** | Testowanie i prognozowanie |
| **Administrowanie** | Zarządzanie systemem |

---

## Modelowanie organizacji

Modelowanie organizacji obejmuje definiowanie struktury i ról:

### Zależności służbowe i jednostki organizacyjne

| Aspekt | Opis |
|---|---|
| **Statyczne role** | Role z góry przypisane do osób |
| **Dynamiczne role** | Kierownik przypisuje rolę do osoby; przypisanie automatyczne wg kryterium (np. obciążenia) |
| **Planowanie** | Przyporządkowanie zadań/aktywności do ról i/lub osób |

### Planowanie

- **Planowanie operacyjne**: zmiana przydziałów zadań, oddelegowanie, czasowe zmiany w rolach,
- **Planowanie zasobów**: budżet, czas, pracochłonność, infrastruktura.

### Zasoby

- **Zużyte** (rozkład w czasie, w przekroju zadań),
- **Planowane** (rozkład w czasie, w przekroju zadań),
- **Niewykorzystane** (poprawa procesów celem ich wykorzystania).

---

## Procesy pracy i zadania wykonawców

Każdy wykonawca otrzymuje **listę zadań** — interfejs, przez który wykonuje przypisane mu czynności:

```mermaid
flowchart LR
    subgraph "Procesy"
        PP1["PP1"]
        PP2["PP2"]
        PP3["PP3"]
        PP4["PP4"]
        PP5["PP5"]
    end
    PP1 --> W1["Wykonawca 1\nLista zadań 1"]
    PP2 --> W1
    PP3 --> W2["Wykonawca 2\nLista zadań 2"]
    PP4 --> W2
    PP5 --> W3["Wykonawca 3\nLista zadań 3"]
```

### Zasada

- Jeden proces może angażować **wielu wykonawców**,
- Jeden wykonawca może obsługiwać **wiele procesów**,
- Lista zadań jest **podstawowym interfejsem** wykonania procesu.

---

## Śledzenie i monitorowanie procesów pracy

Różni interesariusze zadają różne pytania o stan procesów:

```mermaid
flowchart TD
    subgraph "Pytania"
        K1["Kierownik: W jakim stanie jest PP2?"]
        A["Administrator: Które procesy uległy zakleszczeniu?"]
        AN["Analityk: Jaki procent budżetu zużyto?"]
        K2["Kierownik: Który proces przetwarza dokument D459?"]
    end
    P["🔍 Monitorowanie populacji procesów"]
    K1 --> P
    A --> P
    AN --> P
    K2 --> P
```

### Role monitorowania

| Rola | Pytanie |
|---|---|
| **Kierownik** | Stan konkretnego procesu |
| **Administrator** | Zakleszczenia, błędy |
| **Analityk** | Zużycie budżetu, efektywność |

---

## Podsumowanie

| Temat | Kluczowe wnioski |
|---|---|
| **Procesy pracy** | Komputerowe wspomaganie pracy zespołów: porządkowanie, automatyzacja, śledzenie |
| **Cel narzędzi** | Wyodrębnienie logiki procesów z logiki aplikacji |
| **BPR** | Najpierw przeprojektowanie procesu, potem komputeryzacja |
| **Koncepcje** | Obieg pracy, dynamiczny podział (role), priorytety, śledzenie, raporty |
| **Wyzwania** | Semantyka, elastyczność, transakcje długotrwałe, wyjątki |
| **Zastosowania** | Administracyjne (proste) i ad hoc (złożone) |
| **Architektura** | Modelowanie + rozwój + realizacja + monitorowanie |
| **Organizacja** | Role statyczne/dynamiczne, listy zadań, planowanie zasobów |

---

# Dziękuję za uwagę

**Systemy Zarządzania Treścią**  
Politechnika Poznańska